Externaliser la paie : Les avantages de l'externalisation

De nombreuses entreprises externalisent déjà leurs fiches de paie. L’externalisation est devenue une pratique courante pour la plupart des indépendants, mais pourquoi en est-il ainsi ? Quels avantages peut-on tirer de l’externalisation de la paie ? Vous trouverez les réponses dans notre guide.

L’établissement mensuel des fiches de paie peut être un véritable défi, en particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME). L’investissement en temps et en travail que cela représente place de nombreux entrepreneurs devant la question suivante : dois-je externaliser la gestion des salaires ? Ou avoir un comptable interne est  plus avantageux pour mon entreprise ?

L’externalisation de la gestion de la paie est un choix judicieux, en particulier pour les PME, car la charge de travail et les coûts absorbent des capacités inutiles. Mais quels sont exactement les avantages de l’externalisation de la comptabilité salariale ?

Avantage 1 de l’externalisation de la gestion des salaires : économie de coûts et de temps

L’un des avantages de l’externalisation de la gestion des salaires est la réduction de l’investissement financier et temporel. Si un prestataire de services externe se charge d’établir les bulletins de paie, il n’est pas nécessaire d’embaucher un collaborateur séparé. Pour les PME en particulier, la charge financière d’un employé travaillant exclusivement pour la comptabilité salariale est souvent inacceptable. En externalisant les bulletins de paie, les entrepreneurs peuvent continuer à économiser non seulement des frais de personnel, mais aussi des frais annexes sous la forme de frais de formation continue et de perfectionnement. De même, en externalisant, les entrepreneurs économisent les coûts du matériel et des logiciels nécessaires pour une comptabilité interne, qui sont toujours liés au capital.

En externalisant la gestion des salaires, les entrepreneurs ont plus de temps et d’énergie à consacrer à leurs compétences clés ; l’efficacité augmente. En particulier lorsque, comme c’est le cas dans de nombreuses petites PME, le chef ou un collaborateur d’un autre domaine d’activité établit les fiches de paie à côté, des compétences qui pourraient contribuer à faire progresser l’entreprise dans d’autres domaines sont gaspillées. Pour les créateurs d’entreprise, il peut également être judicieux d’externaliser la comptabilité salariale dès le début, afin de ne pas avoir à se pencher sur le sujet complexe de la comptabilité de la paie, qui n’est presque jamais rentable, surtout dans la phase de démarrage de l’entreprise en raison d’un manque de ressources.

Avantage 2 de l’externalisation de la paie : protection contre l’absentéisme du personnel

En externalisant les bulletins de paie, les entrepreneurs peuvent se protéger contre les absences au niveau du personnel : la maladie ou les vacances peuvent retarder la création des fiches de paie. Cependant, embaucher un autre spécialiste est tout simplement impensable pour de nombreuses entreprises. Si le responsable interne de la paie est absent de manière inattendue ou démissionne, cela peut rapidement avoir des conséquences négatives pour l’entreprise. Le fait qu’en cas d’externalisation, une équipe externe établisse vos bulletins de salaire vous évite les risques liés à l’absence de personnel.

Avantage 3 de l’externalisation de la paie : transparence des coûts

En externalisant la gestion des salaires, vous avez le contrôle total : vous ne comptabilisez que ce dont vous avez besoin et vous payez un prix fixe par fiche de salaire et par employé. Les entrepreneurs peuvent ainsi calculer à l’avance ce que leur coûtera l’externalisation et n’auront pas de mauvaises surprises.

Avantage 4 de l’externalisation de la comptabilité de paie : le professionnalisme

Avec un gestionnaire de paie externe, vous êtes toujours du côté de la sécurité, car dès que les facteurs de calcul sont connus, la préparation des fiches de paie suit un modèle strict et immuable. Le risque que les déclarations ne soient pas juridiquement correctes peut survenir lorsque des modifications de la législation interviennent, que la comptabilité salariale est établie en interne et que les collaborateurs ne sont pas formés. 

Celui qui engage des collaborateurs internes pour la comptabilité salariale doit les envoyer régulièrement en formation continue, celui qui externalise peut s’attendre à ce que le prestataire de services externe tienne ses collaborateurs à jour. De même, des pénalités et des rappels de salaire sont toujours un risque en cas de bulletins de salaire mal établis, par exemple si des erreurs de calcul se glissent ou si les obligations sociales et fiscales ne sont pas correctement respectées.

Avantage 5 de l’externalisation de la gestion des salaires : une flexibilité accrue

Avec une entreprise orientée vers la croissance, vous êtes toujours obligé de mettre en place des structures administratives parallèlement à votre entreprise. De nombreuses entreprises, en particulier les PME, trouvent cela plutôt difficile. C’est aussi pour cette raison que de nombreux entrepreneurs optent pour l’externalisation de la paie, car l’externalisation permet une nouvelle flexibilité.